Como se cadastrar no eSocial? Confira o passo a passo

As empresas que possuem funcionários contratados seguindo as regras da CLT devem obedecer a uma série de leis e regras que visam garantir que essas pessoas estejam enquadradas no que define a lei e também para que elas possam ter os seus direitos respeitados. E boa parte dessa burocracia se tornou mais simples a partir da criação de uma plataforma específica do governo, chamada eSocial.

O chamado Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas trouxe uma série de avanços para esse setor, especialmente ao conseguir centralizar todas as informações referentes aos trabalhadores em apenas um só lugar nesse universo digital.

Mas para que ela funcione de fato é necessário que o sistema seja abastecido com as informações que são geradas pelas próprias empresas no momento em que elas contratam trabalhadores. Saiba como fazer o cadastro, caso a empresa esteja começando a usar o sistema, e conheça os principais recursos que podem ser acessados dentro da plataforma.

Quais informações são centralizadas no eSocial?

O eSocial é uma plataforma que foi criada pensando justamente em conseguir reunir todas as informações importantes dos trabalhadores em um único lugar. Esse sistema também acaba sendo utilizado para alimentar outros sistemas do governo, como o INSS.

Dentre as informações que normalmente são disponibilizadas no eSocial estão:

• Vínculos empregatícios;
• Folhas de pagamento;
• Contribuições previdenciárias;
• Comunicações de acidente de trabalho;
• Aviso prévio;
• Escriturações fiscais;
• Detalhes sobre o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço).

Como funciona o eSocial?

O sistema funciona como uma espécie de gestor de funcionários, mas cujos dados acabam alimentando outros sistemas. Por isso, mesmo que as empresas tenham os seus próprios sistemas de gestão, que acabam sendo muito comuns especialmente nos locais que possuem um setor de recursos humanos ou departamento pessoal bem estruturado, ele precisa também alimentar o eSocial.

Para que as informações comecem a ser cadastradas, antes de mais nada a empresa precisa fazer um cadastro diretamente na plataforma. Atualmente todo o processo acaba sendo facilitado com o login e com a senha cadastrada no Gov.br, que passou a ser utilizado como sistema de login para diversos recursos do governo.

Ao se cadastrar na plataforma, a empresa passa a ter acesso a uma série de sistemas internos que permitem cadastrar os funcionários e fornecer as informações que são necessárias para que essa pessoa possa estar devidamente cadastrada em outros sistemas.

Além dos dados que são fixos, referentes à identificação dos funcionários, as empresas também devem se dedicar justamente para o processo de atualização dessas informações, repassando dados como entrada e saída, férias e afastamento e folha de pagamento.

Todas as informações passam por algoritmos de verificação, que podem identificar possíveis inconsistências nos dados, e também por sistemas de validação, que vão certificar que os dados são confiáveis e que podem ser utilizados em outros sistemas.

A partir desses cadastros o eSocial também gera os documentos necessários para que as empresas cumpram todas as obrigações legais e trabalhistas, incluindo as guias para recolhimento de impostos e contribuições.

Quando as empresas precisam começar a utilizar o eSocial?

De acordo com as leis trabalhistas, as empresas devem fazer o seu cadastro na plataforma eSocial e passar a alimentar o sistema a partir do momento que houver uma relação entre empregador e empregado a partir de um contrato de trabalho formal com carteira assinada.

Qualquer tipo de empresa pode utilizar essa plataforma, incluindo ME (Microempresa), EPP (Empresa de Pequeno Porte), MEI (Microempreendedor Individual). Órgãos públicos e empregadores domésticos também devem utilizar a plataforma do governo.

Como começar a utilizar o eSocial?

O cadastro inicial deve ser feito através do Gov.br, mediante informação do número do CNPJ e também da senha cadastrada. Depois, a empresa deverá iniciar o processo de cadastro dos funcionários. Para isso, será preciso ter acesso aos documentos atualizados de todas as pessoas que possuem vínculo empregatício com a companhia.

Para ter acesso a todos os recursos da plataforma, os responsáveis por fazer essa gestão na empresa deverão ter um certificado digital. Ele funciona como uma espécie de assinatura eletrônica utilizada para conferir validade judicial para as operações que acontecem nesse ambiente.

Outra providência muito importante é verificar se os documentos necessários para fazer as operações dentro da plataforma estão em um formato que seja aceito pelo eSocial. Dentro da própria plataforma existe um guia completo que ajuda as pessoas caso elas tenham alguma dúvida.