Nota fiscal de serviço: saiba como emitir

Todas as empresas que vendem produtos ou prestam serviços devem emitir notas fiscais para os seus consumidores sempre que um negócio for fechado ou uma venda for confirmada. No entanto, micro e pequenos empresários podem ter algumas dificuldades a partir do momento em que regularizam seus negócios, sem o devido conhecimento e treinamento para que essa questão burocrática seja devidamente incorporada na rotina.

Entenda como funcionam os sistemas de emissão de notas e aprenda como colocar isso em prática no dia a dia de qualquer negócio.

Pré-requisitos para começar a emitir notas

Antes de mais nada, é muito importante que as pessoas entendam quais são os pré-requisitos necessários para que uma determinada empresa ou instituição passe a emitir notas fiscais.

Ter um CNPJ

Qualquer negócio que queira atuar de acordo com a lei e vise a emissão de notas fiscais de forma legal precisa ter um CNPJ, que basicamente confirma que o negócio está devidamente registrado em todos os órgãos do governo. Cada tipo de empresa possui passos que devem ser seguidos para a obtenção desse CNPJ. No caso do MEI, por exemplo, o processo é muito mais fácil, podendo até mesmo ser feito pela internet.

Ter uma inscrição municipal

Além do CNPJ, a empresa deve ter uma inscrição municipal. Ela depende do tipo de negócio, sendo que cada nicho possui um conjunto de condições que devem ser atendidas para que a companhia consiga estar em dia também com as exigências feitas pelos órgãos das cidades. O número de inscrição gerado pela prefeitura também acaba constando na nota fiscal emitida.

Ter um certificado digital

Esse certificado digital é emitido pela Receita Federal e permite que as empresas realizem uma série de procedimentos, garantindo a autenticidade e funcionando como uma espécie de identidade digital que o negócio possui e que precisa ser apresentada para os órgãos do governo. Para obtê-lo, você precisa escolher uma Autoridade Certificadora (AC) da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), empresa autorizada a emitir certificados digitais.

Ter um sistema emissor de nota fiscal

Depois que a empresa consegue estar devidamente regularizada, é muito importante aderir a um sistema emissor de notas fiscais. Trata-se de um software, que hoje em dia é um sistema em nuvem que pode estar presente nos mais variados dispositivos, incluindo os móveis, que fará todo o processo de geração, preenchimento, assinatura e envio das notas. Existem diversas opções no mercado, que possuem diferentes formas de cobrança. Os empreendedores devem buscar aquelas que melhor atendem às suas necessidades.

Preencher corretamente o emissor de notas fiscais

A partir do momento em que as empresas escolhem e aderem a um determinado sistema de emissão de notas fiscais, é muito importante ficar atento a como esse sistema funciona. Para que ele consiga emitir as notas corretamente, é muito importante que ele esteja devidamente configurado com todos os dados das empresas.

Alguns serviços entregam esse sistema pronto para que os empreendedores comecem a utilizar, incluindo todo o processo de configuração. Mas em alguns serviços esse é um processo que deve ser feito pelos próprios empresários. Nesse caso, é muito importante ter atenção para que todos os campos sejam preenchidos de forma correta.

Dentre os dados que devem ser informados no momento da configuração do sistema estão: CNPJ, razão social, endereço completo, regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real, etc), CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) e inscrição municipal para prestadores de serviço.

Outro ponto que merece atenção é quando o empreendedor está trocando de sistema, já tendo emitido outras notas fiscais em sua empresa. Cada uma das notas possui um número que segue uma determinada ordem cronológica. Para iniciar a configuração de um novo sistema, é muito importante informar devidamente o campo “Número do próximo RPS”, que basicamente é o número da última nota fiscal emitida em outro sistema.

Dicas e cuidados com a emissão de notas fiscais

Emissão em todas as vendas: A partir do momento em que a empresa está devidamente inscrita em todos os órgãos do governo e passa a emitir notas, é muito importante que todas as vendas gerem notas, independentemente do volume ou do valor.

Armazenamento das notas: Depois que as notas são emitidas, impressas e entregues para o consumidor, uma cópia digital permanece devidamente armazenada nos servidores e computadores da empresa. É muito importante que os empreendedores guardem esses arquivos por, pelo menos, 5 anos, contados sempre a partir da emissão, para que esses documentos possam ser apresentados para a Receita Federal em casos de questionamentos e para outros órgãos nas situações mais diversas.