O que é conciliação bancária? Entenda a importância dessa atividade

As pessoas que trabalham em empresas que lidam com venda de produtos no comércio ou que prestam determinados tipos de serviços e que acabam se tornando as responsáveis pelo controle de pagamentos e do fluxo de dinheiro de uma forma geral normalmente precisam controlar de perto o caminho que a moeda faz. Entender, de fato, por onde o dinheiro chega e para onde vai faz parte dessa rotina.

E, nesse contexto, existem diversos procedimentos e algumas atividades que fazem parte do dia a dia desses profissionais, incluindo a conciliação bancária. Entenda o que significa esse termo e saiba como ela acaba surgindo no trabalho do dia a dia.

O que é conciliação bancária?

Via de regra, esse é um termo utilizado para designar e definir uma atividade muito específica que basicamente consiste em verificar se as entradas e saídas do caixa da empresa, que foram registradas no sistema interno, estão condizentes com as movimentações registradas nos extratos das contas bancárias do empreendimento.

Mesmo sendo um procedimento relativamente simples, ele acaba sendo muito importante para garantir a saúde financeira de qualquer negócio, ao mesmo tempo que ele consegue justamente verificar se as informações batem. Quando existe algum tipo de problema nesses dados, é sinal de que a empresa pode estar com problemas.

Fazendo esse tipo de comparação e verificação dos dados, os profissionais conseguem verificar despesas, pagamentos recebidos e o saldo disponível. Assim, é possível entender se as movimentações previstas foram de fato feitas ou se os resultados têm divergências com o que estava planejado.

Por que é importante fazer a conciliação bancária?

A conciliação bancária acaba sendo um processo fundamental nas rotinas financeiras das empresas. Com o aumento das formas de pagamento e, consequentemente, das fontes de receita, nem sempre os gestores conseguem adotar sistemas que centralizem em um único canal.

Essa dificuldade acaba sendo encontrada especialmente entre os pequenos empreendedores. Além disso, existem diferenças em relação aos prazos de pagamentos, que basicamente é o tempo que demora para que o dinheiro dos pagamentos de fato entre no caixa.

Por exemplo, uma empresa que atua no comércio acaba recebendo pagamentos em espécie, com o dinheiro sendo depositado diretamente no caixa e ficando disponível para a empresa, mas também de diferentes fontes eletrônicas, como os cartões, o Pix, etc.

Nesse caso, os pagamentos podem acabar indo parar em outras contas utilizadas pela empresa. Além disso, esses pagamentos também podem acabar caindo na conta em momentos diferentes. E tudo isso precisa ser consolidado e controlado.

Para que serve a conciliação bancária?

O processo de conciliação bancária acaba servindo para uma série de atividades. Uma das principais é justamente conseguir monitorar, de perto, o dinheiro das vendas que acontecem não apenas com os valores que são recebidos em dinheiro, mas também os valores que são pagos via cartão e boleto.

Durante esse processo de verificação para conseguir bater todos os valores anotados em um controle interno com o que de fato aparece no extrato das contas, os responsáveis podem se deparar com problemas, incluindo fraudes internas. Inclusive, esse é justamente o procedimento que pode desencadear investigações maiores.

Mas, em determinados casos, as pessoas podem encontrar pequenas inconsistências nos pagamentos e nos valores recebidos que acabam sendo frutos de erros ou problemas em relação ao sistema utilizado, que não significam, necessariamente, que a empresa esteja passando por uma fraude. Mas, com o tempo, esses pequenos problemas podem se tornar maiores, por isso a importância de realizar a conciliação bancária.

Como fazer conciliação bancária no dia a dia?

Comece criando uma periodicidade para que essa análise seja feita. Com isso, as pessoas poderão ter um prazo específico de tempo para controle desses dados. Normalmente são períodos semanais, mensais, trimestrais ou qualquer outro prazo que faça sentido para a empresa ou o negócio como um todo;

Crie um sistema interno de registro de todas as movimentações financeiras que acontecem em um determinado negócio. É importante que esse seja o mesmo sistema utilizado por todos os setores envolvidos com pagamentos ou recebimentos de valores. Esse sistema também deve controlar recibos, extratos bancários, comprovantes de pagamentos, depósitos e transferências, além de notas fiscais;

Acompanhe sempre a movimentação do saldo bancário. Em empresas com movimentações financeiras mais recorrentes, é muito importante que o saldo seja monitorado diariamente. Isso vai ajudar bastante a controlar os números e verificar quando os dados batem ou quando começam a surgir alguns problemas;

Busque a fonte do problema. Ao identificar qualquer tipo de discrepância, é fundamental começar um processo de investigação interno justamente para entender o que está acontecendo e evitar que ele acabe sendo ampliado. Lembrando que, quanto menor for o prazo de verificação, mais fácil será encontrar a fonte do problema.